REGULAMIN ZAPISÓW NA PUNKTY PROGRAMU
FESTIWALU FANTASTYKI COPERNICON 2026
§ 1. Zasady ogólne
- Niniejszy Regulamin określa zasady zapisów na wybrane punkty programu Festiwalu Fantastyki Copernicon 2026, odbywającego się w Toruniu w dniach 18 - 20 września 2026 r., zwanego dalej „Festiwalem”.
- Organizatorem Festiwalu jest Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki „Thorn”, zwane dalej „Organizatorem”.
- Zapisy prowadzone są za pośrednictwem systemu dostępnego na stronie eventy.copernicon.pl, zwanego dalej „Systemem”.
- Z Systemu może korzystać osoba posiadająca ważny bilet na Festiwal. Rejestracja i korzystanie z Systemu odbywają się przy użyciu kodu z biletu lub identyfikatora, zgodnie z zasadami działania Systemu.
- Zapis na punkt programu jest przypisany do osoby, która dokonała zapisu, i nie może zostać przekazany innej osobie.
§ 2. Zapisy na punkty programu
- Po zalogowaniu do Systemu uczestnik może dokonać zapisu na dostępne w nim punkty programu.
- Liczba miejsc na poszczególne punkty programu jest ograniczona. Miejsca przydzielane są według kolejności zgłoszeń, do wyczerpania dostępnej puli, chyba że dla danego punktu programu określono inne zasady.
- Przed rozpoczęciem Festiwalu, w ramach preakredytacji, na większość punktów programu udostępniana jest połowa dostępnych miejsc. Pozostała pula miejsc zostaje udostępniona na 24 godziny przed rozpoczęciem danego punktu programu, lub w przypadku atrakcji odbywających się w piątek 18.09 od godziny 11:00 tego dnia tj. od momentu otwarcia punktu akredytacji dla uczestników Coperniconu.
- W ramach preakredytacji prowadzonej przed rozpoczęciem Festiwalu lista rezerwowa nie jest dostępna.
- Po uruchomieniu zapisów na pozostałą pulę miejsc, w przypadku wyczerpania dostępnych miejsc uczestnik zostaje automatycznie umieszczony na liście rezerwowej.
- Dokonanie zapisu lub umieszczenie na liście rezerwowej jest potwierdzane w Systemie.
- W przypadku zwolnienia miejsca jest ono przydzielane osobie z listy rezerwowej zgodnie z kolejnością zapisów.
- Uczestnik może zrezygnować z zapisu na punkt programu lub z miejsca na liście rezerwowej za pośrednictwem Systemu do momentu zamknięcia zapisów na dany punkt programu. Po zamknięciu zapisów rezygnacja za pośrednictwem Systemu nie jest możliwa.
- Osoba z niepełnosprawnością, która dokonała zapisu na punkt programu i ze względu na swoją niepełnosprawność wymaga wsparcia opiekuna, może uczestniczyć w tym punkcie programu wraz z jednym opiekunem. Opiekun nie musi dokonywać odrębnego zapisu i wchodzi wraz z osobą, której towarzyszy. Obecność opiekuna nie pomniejsza puli miejsc dostępnych w Systemie. Opiekun uczestniczący w punkcie programu na tej podstawie zapewnia osobie z niepełnosprawnością niezbędne wsparcie i nie nabywa z tego tytułu uprawnień przysługujących osobie posiadającej zapis, w szczególności prawa do otrzymania autografu, materiałów lub innych świadczeń objętych limitem uczestników, chyba że Organizator postanowi inaczej.
- Po dokonaniu zapisu uczestnik otrzymuje w Systemie unikalny kod, który należy podać przy wejściu na punkt programu. W przypadku problemów z identyfikacją zapisu uczestnik może zostać zweryfikowany na podstawie innych danych przypisanych do jego konta w Systemie.
- Organizator zastrzega możliwość, z uzasadnionych przyczyn organizacyjnych, technicznych, związanych z bezpieczeństwem lub niezależnych od Organizatora, zmiany godziny, miejsca lub limitu uczestników danego punktu programu, a także jego odwołania.
- Informacje o zmianach dotyczących punktów programu będą przekazywane za pośrednictwem Systemu, programu Festiwalu lub innych oficjalnych kanałów informacyjnych Organizatora, stosownie do możliwości i charakteru zmiany.
§ 3. Spotkanie autorskie i dyżur autografowy z Andrzejem Sapkowskim
- Zapisy na spotkanie autorskie oraz dyżur autografowy z Andrzejem Sapkowskim odbywają się na zasadach szczególnych określonych w niniejszym paragrafie.
- Zapis na spotkanie autorskie i zapis na dyżur autografowy są odrębnymi zapisami.
- Etap I - pula według kolejności zgłoszeń:
a) zapisy rozpoczynają się 13 września 2026 r. o godz. 20:00 i trwają do wyczerpania miejsc;
b) dostępnych jest 100 miejsc na spotkanie autorskie oraz 40 miejsc na dyżur autografowy. - Osoba, która uzyska miejsce w Etapie I, zobowiązana jest odebrać wejściówkę w sobotę 19 września 2026 r. w godz. 10:00–12:30 we wskazanym przez Organizatora punkcie odbioru. Przy odbiorze należy podać hasło dostępne w Systemie. Nieodebranie wejściówki w wyznaczonym czasie oznacza utratę przyznanego miejsca.
- Etap II - pula losowana:
a) po wyczerpaniu miejsc w Etapie I w Systemie zostaną udostępnione osobne zapisy do puli losowanej;
b) zapisy do puli losowanej trwają do 16 września 2026 r. do godz. 20:00;
c) liczba zgłoszeń nie jest ograniczona, a kolejność zgłoszeń nie ma znaczenia;
d) po zakończeniu zapisów System losowo przydzieli 100 miejsc na spotkanie autorskie oraz 40 miejsc na dyżur autografowy;
e) wynik losowania będzie możliwy do sprawdzenia w Systemie;
f) osoby, którym przydzielono miejsce, zobowiązane są odebrać wejściówkę 19 września 2026 r. w godz. 10:00–12:30, na zasadach określonych w ust. 4. Nieodebranie wejściówki w wyznaczonym czasie oznacza utratę przyznanego miejsca. - Etap III - pula dostępna podczas Festiwalu:
a) dostępnych będzie dodatkowo 100 miejsc na spotkanie autorskie oraz 40 miejsc na dyżur autografowy;
b) wejściówki będą wydawane w sobotę 19 września 2026 r. od godz. 10:00 we wskazanym punkcie przy Wydziale Matematyki i Informatyki UMK, według kolejności osób oczekujących, do wyczerpania puli;
c) obowiązuje jedna kolejka na oba punkty programu;
d) jedna osoba może przy jednym podejściu otrzymać jedną wejściówkę – na spotkanie autorskie albo na dyżur autografowy. - Podczas dyżuru autografowego obowiązuje limit jednego przedmiotu do podpisu na osobę. Podczas dyżuru nie przewiduje się wykonywania zdjęć ani przeprowadzania wywiadów.
- Spotkanie autorskie będzie również transmitowane na żywo w jednej z sal programowych Festiwalu. Udział w transmisji nie wymaga wcześniejszego zapisu. Wejście do sali odbywa się według kolejności, do wyczerpania dostępnych miejsc. Informacja o sali zostanie podana w programie Festiwalu.
§ 4. Postanowienia końcowe
- Dokonanie zapisu na punkt programu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
- Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad obowiązujących podczas danego punktu programu oraz poleceń Organizatora i osób działających w jego imieniu, wydawanych w związku z organizacją i bezpieczeństwem punktu programu.
- Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Systemu określa Polityka Prywatności dostępna na stronie Coperniconu.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają postanowienia Regulaminu Festiwalu Fantastyki Copernicon 2026