Regulamin Wolontariatu podczas Festiwalu Copernicon 2022

Wolontariat jest regulowany przez Ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 z późn. zm.).

Festiwal

1. Festiwal Gier i Fantastyki Copernicon 2022 (zwany dalej Festiwalem) odbywa się w dniach 16-18 września 2022 roku w Toruniu. Ze względu na crowdfundingowy charakter szczegółowe lokacje Festiwalu zostaną podane w momencie zakończenia zbiórki środków.

2. Głównym organizatorem Festiwalu jest organizacja pozarządowa – Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki “Thorn”, z siedzibą ul. Głowackiego 2, 87-100 Toruń, skrzynka pocztowa nr. 30, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego 1 sierpnia 2012 roku pod numerem 0000428487, zwana dalej Organizatorem.

Wolontariat

3. Wolontariat jest dobrowolną i nieprzymuszoną formą uczestnictwa w Festiwalu, polegającą na nieodpłatnej pracy na rzecz wydarzenia.

4. Warunkiem koniecznym uczestnictwa w wolontariacie jest zakupienie biletu 3-dniowego. Będzie to traktowane jako kaucja (zwrotna po odbyciu zagrafikowanych dyżurów).

5. Koordynacją i nadzorem pracy wolontariuszy zajmują się wyznaczeni do tego Organizatorzy.

6. Podstawą pracy wolontariusza jest umowa wolontariacka zawarta pomiędzy wolontariuszem a Organizatorem, sporządzona i podpisana w dwóch kopiach najpóźniej w dniu pierwszego dyżuru wolontariusza w trakcie wydarzenia.

7. Wolontariuszem może zostać osoba, która ukończyła 16 lat lub ukończy najpóźniej w dniu rozpoczęcia Festiwalu, tj. 16.09.2022 r.

8. Niepełnoletni wolontariusz jest zobowiązany do okazania Organizatorom zgody opiekuna prawnego na udział w wolontariacie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pierwszego dyżuru podczas Festiwalu. Wzór zgody dostępny jest pod adresem: https://drive.google.com/file/d/1-u_p-oZiMffCSYZEgaP6MPhwtkX99B5m/view?usp=sharing .

9. Warunkiem koniecznym przyjęcia do wolontariatu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie https://forms.gle/TyiruVmCptubjuSm9 .

10. Rekrutacja otwarta będzie od 10 lipca 2022 r. do 14 sierpnia 2022 r. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do przedłużenia rekrutacji.

11. Organizatorzy nie są zobowiązani do rozpatrywania zgłoszeń nadesłanych po terminie zamknięcia rekrutacji.

12. Wysłanie zgłoszenia wiąże się z akceptacją postanowień niniejszego regulaminu.

13. Ogłoszenie wyników rekrutacji nastąpi pomiędzy 17 sierpnia 2022 r. a 21 sierpnia 2022 r. drogą mailową. E-mail będzie zawierał informację o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia, przyjęciu na listę rezerwową albo o odrzuceniu zgłoszenia. Organizator zastrzega sobie możliwość dokonania selekcji zgłoszeń.

14. Brak potwierdzenia udziału za pomocą wiadomości e-mail lub rozmowy telefonicznej z Organizatorem będzie skutkował usunięciem z uczestnictwa w wolontariacie.

15. W przypadku przyjęcia do wolontariatu osoby z listy rezerwowej, Organizator skontaktuje się za pomocą wiadomości e-mail lub telefonicznie, aby potwierdzić zainteresowanie współpracą.

Obowiązki wolontariusza

16. Wolontariusz jest zobowiązany do przejścia szkolenia przed wydarzeniem. Forma i termin szkolenia zostaną zakomunikowane po zamknięciu zgłoszeń.

17. Wolontariusz zobowiązuje się do przepracowania liczby godzin ujętych w grafiku i umowie wolontariackiej. Minimalną liczbą zagrafikowanych godzin jest 12h.

18. Do obowiązków wolontariusza należy w szczególności:

    1. dbanie o czystość, porządek i bezpieczeństwo na terenie Festiwalu;

    2. wykonywanie poleceń wydawanych przez organizatorów i koordynatorów;

    3. wykonywania powierzonych zadań w sposób staranny i bezpieczny dla siebie i innych uczestników Festiwalu;

    4. przestrzeganie grafiku dyżurów;

    5. dbanie o dobre imię i wizerunek Festiwalu;

    6. pomoc uczestnikom i innym wolontariuszom w miarę własnych możliwości;

    7. informowanie koordynatorów i organizatorów o zaistniałych zagrożeniach i niebezpieczeństwach, a także o osobach poszkodowanych.

19. Wolontariusz powinien dbać o siebie oraz współuczestników Festiwalu, w tym pamiętać o swoim zdrowiu, higienie, jedzeniu oraz nawadnianiu się. 

20. Wolontariusz, który pojawi się na dyżurze pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, zostanie usunięty zarówno z wolontariatu, jak i z terenu Festiwalu.

21. Wolontariusz w koszulce wolontariackiej poza godzinami dyżurów może zostać uznany za chętnego do dorywczej pracy i do takiej zobowiązany według uznania Organizatorów.

22. Wolontariusz zobowiązany jest do znajomości i przestrzegania regulaminu Festiwalu dostępnego pod https://copernicon.pl/info/regulamin/ . 

Prawa wolontariusza

23. Wolontariuszowi, który przepracował zadeklarowaną liczbę godzin i wypełnił wszystkie dyżury, przysługuje zwrot za zakupiony bilet w wysokości ceny najtańszego pełnego 3-dniowego biletu dostępnego w danej puli sprzedażowej. Potwierdzeniem przysługiwania zwrotu jest podpisane przez Organizatorów ds. wolontariuszy zaświadczenie.

24. Organizator zapewnia wolontariuszom

    1. strój służbowy (koszulkę o zgłoszonym kroju i rozmiarze);

    2. bezpłatny nocleg w trakcie trwania konwentu (tj. od piątku do niedzieli) w postaci wspólnej sali i dostępu do sanitariatów. Wolontariusze muszą samodzielnie zaopatrzyć się w śpiwory, karimaty lub inne podobne wyposażenie;

    3. przeszkolenie z zakresu wykonywanej pracy;

    4. zaświadczenie o odbyciu wolontariatu;

    5. ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.

25. Dla wolontariuszy będą także dostępne ograniczone ilości wody i jedzenia (w postaci tostów), które nie stanowią jednak pełnoprawnego posiłku.

Pozostałe postanowienia

26. Przed Festiwalem podstawowym i oficjalnym kanałem komunikacyjnym pomiędzy Organizatorami a wolontariuszami jest kontakt mailowy.

27. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez uprzedniego informowania wolontariuszy.