Regulamin Festiwalu Fantastyki Copernicon 2024

1. Festiwal Fantastyki Copernicon 2024 (dalej zwany: Festiwalem) odbywa się w dniach 20-22 września 2024 roku w Toruniu
2. Głównym organizatorem Festiwalu jest Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki “Thorn”, które współpracuje z Uniwersytetem Mikołaja Kopernika w Toruniu. Podmiotem odpowiedzialnym prawnie i finansowo jest Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki “Thorn” (KRS: 0000428487, NIP: 8792668337, REGON: 341309650) zwane dalej Organizatorem.
3. Festiwal jest wydarzeniem niekomercyjnym. Opłaty akredytacyjne przeznaczane są na pokrycie kosztów organizacji Festiwalu lub jego kolejnych edycji i działalność statutową Organizatorów. 
4. Festiwal ma charakter konferencji zamkniętej. Udział w nim mogą wziąć osoby mające zgodę Organizatora na wstęp i przebywanie na terenie Festiwalu na ustalonych przez Organizatora warunkach. Osoby te zwane są dalej Uczestnikami. Na terenie Festiwalu mogą przebywać pracownicy instytucji, w której się on odbywa, na zasadach określonych indywidualnie przez Organizatora. Wyjątkiem jest strefa targowa dostępna publicznie dla wszystkich zainteresowanych oraz otwarte atrakcje okołofestiwalowe.
5. Zgodę na udział w Festiwalu można uzyskać od Organizatora na stanowisku akredytacyjnym po spełnieniu następujących warunków:
   1. wylegitymowanie się ważnym dokumentem tożsamości ze zdjęciem i datą urodzenia,
   2. w przypadku osób posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych– posiadanie pisemnej zgody na udział w Festiwalu podpisanej przez rodzica lub opiekuna prawnego wraz z jego kontaktowym numerem telefonu, której treść znajduje się tutaj.
   3. uiszczenie opłaty akredytacyjnej.
6. Zgoda na udział w Festiwalu może zostać udzielona na innych warunkach niż opisane w pkt. 5 na podstawie indywidualnych ustaleń z Organizatorem.
7. Uczestnictwo w Festiwalu niezależnie do formy oznacza akceptację niniejszego regulaminu, tak samo jak i regulaminów budynków, w których odbywa się Festiwal, oraz zobowiązuje do przestrzegania ich warunków. Niedopełnienie tego obowiązku nie może być podstawą do ewentualnych roszczeń w stosunku do Organizatorów Festiwalu. Niniejszy regulamin egzekwowany jest przez Organizatorów i obsługę Festiwalu oraz ochronę.
8. Za naruszenie Regulaminu uznawane będzie również naruszanie przepisów porządkowych właścicieli obiektów, w których odbywa się Festiwal.
9. Za naruszanie Regulaminu Organizatorzy mogą wyciągnąć wobec Uczestników konsekwencje, takie jak wydalanie z terenu Festiwalu bez zwrotu opłaty akredytacyjnej.
10. Niniejszy Regulamin dostępny jest:
    1. na stronie internetowej https://www.copernicon.pl/
    2. w punkcie sprzedaży Akredytacji,
11. Festiwal odbywa się na terenie: 
    1. Collegium Minus UMK w Toruniu,
    2. Collegium Maximum UMK w Toruniu,
    3. Collegium Maius UMK w Toruniu,
    4. Wydziale Matematyki i Informatyki UMK w Toruniu,
    5. Dworu Artusa w Toruniu,
    6. I Liceum Ogólnokształcącego w Toruniu
    7. X Liceum Ogólnokształcącego w Toruniu
12. Na terenie budynków Festiwalu Uczestnicy przebywać mogą każdego dnia od rozpoczęcia punktów programu do zakończenia godzin funkcjonowania danego budynku
    1. Właściciele wejściówek jednodniowych mogą przebywać na terenie Festiwalu do zakończenia godzin funkcjonowania danego budynku danego dnia lub – w przypadku wejściówek niedzielnych – do zakończenia Festiwalu.
13. Każdy Uczestnik Festiwalu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom Obsługi, Ochrony oraz Organizatorów. Uczestnicy niezgadzający się z decyzjami wcześniej wspomnianych mogą wnieść skargę do Organizatorów ds. Bezpieczeństwa. Nękanie fizyczne lub słowne będzie skutkować usunięciem z Festiwalu i zgłoszeniem do odpowiednich służb.
14. Na terenie Festiwalu mogą przebywać jedynie osoby posiadające opaskę stanowiącą wejściówkę oraz w pełni wypełniony informacjami identyfikator. Każdy Uczestnik Festiwalu zobowiązany jest nosić w widocznym miejscu opaskę oraz identyfikator potwierdzające uprawnienie do udziału w Festiwalu. Osobom nieposiadającym opaski obsługa nakaże opuszczenie Festiwalu.
15. Dane osobowe Uczestników nie będą udostępniane innym podmiotom. Każdy Uczestnik ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Każdy Uczestnik ma prawo do żądania usunięcia swoich danych, jednak będzie to skutkować usunięciem z terenu Festiwalu. Wszystkie formularze akredytacyjne oraz pozostałe dane osobowe są niszczone bez zbędnej zwłoki po zakończeniu Festiwalu.
16. Podczas akredytacji obsługa Festiwalu zakłada na rękę Uczestnika opaskę z indywidualnym numerem w sposób uniemożliwiający jej zdjęcie.
17. Zabronione jest zdejmowanie, przekazywanie lub manipulowanie przy zapięciu ww. opasek oraz przekazywanie identyfikatora innym osobom.
18. Uczestnicy Festiwalu są zobowiązani do noszenia i okazywania Obsłudze Festiwalu ww. opasek oraz wypełnionych identyfikatorów w czasie trwania Festiwalu pod rygorem usunięcia ich z terenu budynków UMK w Toruniu.
19. W razie zniszczenia opaski, Uczestnik jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Organizatora. Zniszczoną opaskę należy zachować w celu okazania.
20. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione. W tym również za rzeczy pozostawione w miejscach noclegowych tzw. sleeproomach.
21. Zabronione jest wnoszenie na teren Coperniconu:
    1. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji,
    2. przedmiotów niebezpiecznych
    3. broni białej (z wyjątkiem tzw. larpowej broni bezpiecznej),
    4. broni treningowej (bokkenów, palcatów itp.),
    5. materiałów wybuchowych,
    6. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych,
    7. środków odurzających,
    8. innych przedmiotów, których posiadanie jest zabronione bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa;
    9. repliki broni (ASG, AEG itp.) oraz markery paintball wolno wnosić na teren imprezy, jeśli mają:
       1. rozłączone napędy (odłączone akumulatory, puste zasobniki gazu),
       2. zwolnione sprężyny,
       3. puste magazynki i komory nabojowe,
       4. bezpieczniki ustawione w pozycji bezpiecznej.
22. Przedmioty wymienione w lit. i wolno wnosić wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Koordynatora Kadr i Logistyki, jeśli są niezbędne do przeprowadzenia punktu programu. Zgoda wyrażona jest w formie dokumentowej.
23. Podczas trwania Festiwalu zabronione jest kierowanie replik broni czy jakiegokolwiek narzędzia przypominającego niebezpieczne w stronę innego Uczestnika z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę (np. podczas pozowania do zdjęć czy uczestnictwa w punkcie programu tego wymagającym).
24. Na terenie Festiwalu zabrania się:
    1. spożywania lub posiadania alkoholu oraz narkotyków i innych nielegalnych substancji, a także przebywania pod ich wpływem;
    2. zachowywania się w sposób sprawiający zagrożenie dla zdrowia lub życia swojego lub innych Uczestników;
    3. niszczenia wyposażenia lub budynków Festiwalu;
    4. prowadzenia jakiejkolwiek działalności komercyjnej poza tą uzgodnioną z Organizatorami;
    5. powielania multimediów chronionych prawami autorskimi;
    6. prowadzenia działalności politycznej, w szczególności kampanii wyborczych i agitacji politycznej. Osoby, które nie będą przestrzegać tego zakazu, mogą zostać usunięte z terenu Festiwalu.
25. Na terenie Festiwalu Uczestnicy są zobowiązani do:
    1. zachowania czystości, porządku oraz kultury osobistej;
    2. respektowania zakazu palenia; palenie dozwolone jest poza budynkami Festiwalu w miejscach do tego wyznaczonych;
    3. respektowania wszystkich zakazów i nakazów wymienionych w niniejszym Regulaminie.
26. Za wszelkie wyrządzone szkody odpowiedzialność ponoszą ich sprawcy. Organizatorzy dołożą wszelkich starań, aby osoby, które wyrządziły szkodę, zostały zidentyfikowane i pociągnięte do odpowiedzialności cywilnej lub karnej.
27. Osoby będące pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, lub psychotropowych mogą zostać usunięte z terenu Festiwalu bez zwracania opłaty akredytacyjnej. W przypadku odmowy opuszczenia terenu Coperniconu lub agresywnego zachowania Organizatorzy zobowiązani są powiadomić Policję.
28. Każdy Uczestnik Coperniconu zobowiązany jest do podporządkowania się decyzjom Organizatorów. Zastrzeżenia do decyzji Organizatorów można zgłaszać Koordynatorom Festiwalu – ich decyzja jest ostateczna.
29. Zabrania się stosowania wobec kogokolwiek uczestniczącego w Festiwalu działań mających na celu wywołanie negatywnych uczuć. Zakaz ten obowiązuje na terenie Festiwalu oraz na jego mediach społecznościowych.
30. W trakcie Festiwalu oraz w social mediach powiązanych z organizacja Festiwalu zabrania się wprowadzania zamętu oraz działalności mogącej wprowadzić w błąd uczestników, Organizatorów oraz osoby postronne.
31. W trakcie Festiwalu niedozwolone jest samowolne – bez porozumienia z Organizatorami – zmienianie wystroju lub wyposażenia sal prelekcyjnych, w tym w szczególności wynoszenia czegokolwiek z sal bez asysty Organizatorów. Osoby przeprowadzające punkty programu zobowiązane są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana.
32. Na terenie Festiwalu znajdować się będzie kilka wyraźnie oznaczonych pomieszczeń o ograniczonym dostępie. Uczestnicy zobligowani są do respektowania tych ograniczeń.
33. Wieszanie wszelkiego rodzaju plakatów, ulotek i ogłoszeń dozwolone jest wyłącznie na tablicach przeznaczonych do tego celu po uzgodnieniu z Organizatorem odpowiedzialnym za dany budynek. Plakaty, ulotki i ogłoszenia umieszczone poza miejscami do tego przeznaczonymi będą niezwłocznie usuwane. Osoby nierespektujące powyższych warunków zostaną usunięte z terenu Festiwalu oraz pociągnięte do odpowiedzialności finansowej w przypadku napraw ewentualnych szkód powstałych w wyniku ich działania.
34. Noclegi są dozwolone wyłącznie w wyznaczonych miejscach noclegowych. Liczba miejsc noclegowych jest ściśle limitowana. Miejsca noclegowe należy opuścić w terminie wyznaczonym przez Organizatora.
35. Na terenie miejsc noclegowych zabronione jest rozstawianie namiotów, szałasów, baz rakietowych oraz innych konstrukcji utrudniających wypoczynek innym Uczestnikom Festiwalu.
36. Organizatorzy nie utożsamiają się z opiniami wygłaszanymi przez Uczestników (w tym prowadzących punkty programu) podczas trwania Festiwalu i nie ponoszą za nie odpowiedzialności.
37. Zabrania się wprowadzania zwierząt na teren Festiwalu. Wyjątek stanowią psy przewodnicy oraz psy asystenci osób niepełnosprawnych.
38. W przypadku uzasadnionych podejrzeń służby porządkowe Festiwalu mogą poprosić Uczestnika o otwarcie bagażu przed wejściem na teren Festiwalu, a w razie odmowy odmówić mu prawa do wejścia do budynku.
39. Każdy Uczestnik Festiwalu wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku utrwalonego podczas trwania Festiwalu w celach promocyjnych Festiwalu oraz na rzecz relacji akredytowanych mediów, zgodnie z polityką prywatności znajdującą się na stronie https://copernicon.pl
40. Osoba będą twórcą programu (prezentująca treści w ramach Festiwalu) oświadcza, że posiada wszelkie prawa do wykorzystywanych podczas swojego wystąpienia treści oraz ponosi za nie pełną odpowiedzialność w przypadku roszczeń osób trzecich.
41. W przypadku łamania regulaminu Organizatorowi przysługuje prawo usunięcia osób łamiących regulamin z terenu Festiwalu.
42. W przypadku wystąpienia siły wyższej lub zdarzenia losowego, takiego jak: ogłoszenie żałoby narodowej, ogłoszenia stanu pandemii, poważnej awarii na terenie Festiwalu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Festiwalu, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo odwołania imprezy, zmiany daty lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
43. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
44. Sądem właściwym do rozstrzygania ewentualnych sporów jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla lokalizacji Festiwalu.
45. Nieznajomość niniejszego Regulaminu nie zwalnia Uczestników z obowiązku jego przestrzegania.
46. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu, jednak nie później niż na 30 dni przed terminem Festiwalu.